5 Formas de Melhorar Reuniões Ruins

Potencialize suas reuniões.

Potencialize suas reuniões.
Postado em 14/08/2015
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A esperança de todos os líderes que juntam pessoas para reuniões de tomada de decisão é que a inteligência coletiva do grupo possibilite melhores decisões. Porém, apenas juntar as pessoas em uma sala não significa que, automaticamente, as decisões tomadas sejam melhores e mais informadas.

Na verdade, o que acaba acontecendo é o oposto: os grupos amplificam os erros. Em vez de produzir ideias, você produz uma reunião ruim, como nesse vídeo abaixo.

 

Porquê grupos tomam decisões ruins, e como você pode melhorar as reuniões ruins?

 Seguindo os Passos Errados

Lev Muchnik, professor da Hebrew University de Jerusalem, realizou um experimento que media a influência de saber a opinião dos colegas antes de votar. Realizou seu experimento com usuários de um site de uma rede social de networking, onde os usuários submetiam artigos que podiam ser votadas de forma positiva ou negativa. Para o seu estudo, os artigos novos vinham já com uma votação positiva artificial e, depois, era medida a influência disso nos visitantes seguintes. Ele descobriu que a votação positiva artificial tornava o visitante seguinte 32% mais propício a votar de forma positiva. Em reuniões, a forma como você recolhe opiniões pode afetar os resultados. Por exemplo, imagine que você está em uma reunião em que você precisa decidir se vai ou não seguir com um projeto novo: O gerente pede a opinião de todo mundo. A primeira pessoa a falar é o colega Roberto, que está de acordo em seguir com o novo projeto. Já você tem opinião neutra, mas, como você respeita o Roberto, você vota a favor do novo projeto. A seguir, o colega depois de você, como está em dúvida se há-de votar a favor ou contra, ele assume que você e o Roberto sabem mais que ele sobre o assunto e se alinha com as opiniões de vocês, votando a favor do projeto. Com este esquema continuando, as pessoas são influenciadas pelas opiniões anteriores. Se todo mundo compartilhasse as dúvidas que tem sobre o novo projeto, o resultado da votação pode ser bem diferente. A tentação de seguir o líder, especialmente se for um gerente, leva a um pensamento de grupo.

Sob Pressão Social

Quando é apresentada uma nova ideia em uma reunião, e você vê defeitos nessa ideia, seria muito importante informar todo mundo, antes de entrar em ação. Porém, as pessoas muitas vezes cedem à pressão social e retêm a informação negativa. Um colaborador que aponta as coisas negativas de uma ideia nova se arrisca a perder sua imagem perante o grupo e, além disso, ele pode estar enganado.

5 Formas de Melhorar Reuniões Ruins

1. Possibilitar Votação e Partilha Anônima

Para qualquer pessoa partilhar sua opinião ela precisa se sentir segura. Não importa quanta sinceridade é motivada no ambiente de trabalho, sempre vai ter uma pressão para ajustar as opiniões. Uma forma de diminuir a pressão social é possibilitar votações anônimas, que focam tudo na ideia e não na pessoa que a apresenta. Há várias formas de fazer votações e mensagens anônimas, mas um aplicativo para respostas do público é a forma mais fácil.

2. Separar a Votação dos Resultados

Como diversos experimentos mostraram as pessoas são influenciadas pelas opiniões dos outros. Se você atrasar os resultados da votação até todos os votos terem entrado, você consegue minimizar ainda mais a influência exterior. Além disso, em vez de esperar até depois da discussão para fazer a votação, faça uma votação antes e depois da discussão. Isso vai ajudar você a medir como as opiniões mudaram durante a discussão sobre o tema.

3. Siga uma Agenda

Mesmo se a ideia for uma sessão para brainstorming, é importante ter uma agenda. Uma agenda dá direção e um objetivo à sua reunião. É algo bastante óbvio, mas muitas vezes ignorado.

4. Termine a Reunião cedo

Se a Lei de Parkinson fala que o trabalho é estendido de forma a preencher o tempo definido, ela se aplica a tudo – incluindo a reuniões. Então, se uma reunião for agendada para durar uma hora, não significa que ela tenha que preencher uma hora. Termine sua reunião assim que seu objetivo principal for atingido.

5. Escolha Alguém para ser o Advogado do Diabo

Escolhendo alguém como advogado do diabo, você cria um ambiente mais confortável para compartilhar feedback que expõe as falhas de uma ideia. Se você tiver um fórum para comentários anônimos em reuniões, você dá voz a todo mundo para compartilhar suas dúvidas sem medo de perder a imagem perante o grupo.

As Reuniões Não São o Problema

É fácil falar que reuniões são só uma perda de tempo, mas tem empresas no Brasil, como a Lundbeck e a Roche já estão aproveitando as reuniões para gerar ideias criativas. Se as suas reuniões são efetivas ou não a larga escala, isso depende de sua capacidade de guiar as reuniões para a produtividade. Seguindo estes 5 passos, seu caminho para uma reunião produtiva será mais fácil.

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