Porquê toda Reunião Precisa de um Aplicativo

Entenda:

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Postado em 14/03/2015
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Eventos emblemáticos de alto nível já mergulharam na mobilidade, mas o que acontece com as milhares de reuniões mais pequenas, fora do grande foco das atenções? Conseguirão aplicativos mobile entrar neste segmento do mundo de eventos?

A resposta é sim. Aliás, a verdade é que esse movimento já começou. Vamos dar uma olhada nas reuniões empresariais e as grandes vantagens destes aplicativos para elas.

Inúmeras facetas de reuniões e eventos

A empresa de hoje é um mar de reuniões internas e externas, eventos, programas de treinamento e viagens. Toda grande empresa é anfitriã de centenas, se não milhares de reuniões para educar, treinar, gerar receita e formar estratégias de negócios. A variedade de reuniões é enorme e vai desde Conferências Estratégicas, Reuniões de Diretoria ou Incentivo a Eventos de Formação, Coaching ou Cerimônias. Mostrou-se que só no ano de 2012, nos Estados Unidos, metade das 1,8 milhões de reuniões realizadas eram reuniões corporativas e tinham cerca de 225 milhões de participantes (um aumento de 10% em relação a 2009). O Instituto Maritz Institute White Paper propõe que para esse tipo de encontro os negócios devem capturar atenção, criar um clima emocional positivo e construir relacionamentos pessoais e networking.

Assim, 48% dos organizadores de eventos ampliaram sua tecnologia em 2014. A American Express relata que isso possa ter sido movido pelo aumento do uso de aplicativos mobile e mídias sociais pelos participantes e que “os organizadores de eventos estão enfrentando pressão crescente para usar as mídias sociais e aplicativos mobile antes, durante e depois das reuniões, como uma forma de comunicação e conexão dos participantes uns com os outros, maximizando o tempo gasto na reunião e criando oportunidades para maior engajamento e eficiência.”

As vantagens de um aplicativo para reuniões grandes e pequenas

Todo mundo sabe como o aplicativo de eventos melhora os congressos e as conferências: Melhor engajamento, participação, networking, menos impressão de guias de conferência, melhor visão sobre as sessões mais populares, mais dinheiro de patrocínios e mais visibilidade sobre quem são os líderes de pensamento.

Mas será que em reuniões menores, onde não há estandes ou expositores, isto interessa? A resposta é sim. Aqui estão alguns das grandes vantagens da implantação de um aplicativo para reuniões de toda a empresa:

Engajamento 

As reuniões ainda tendem a ser de conversas unidirecionais. No entanto, com os aplicativos mobile, os organizadores podem manter os participantes engajados através de estudos, pesquisas e votação interativa que auxiliam no aprendizado, conscientização e participação geral. Adicione conteúdo relevante para o aplicativo e os participantes contribuirão totalmente para atingir as metas de cada reunião e evento.

Visibilidade

Olhar para toda a empresa e poder ver as tendências, atividades e níveis de engajamento em todas as reuniões pode ser de grande valor para a produtividade e transferência de conhecimento. Imagine saber qual o conteúdo com que os participantes interagiram e com que frequência. Imagine descobrir quem são os líderes de pensamento em suas reuniões, quem conduz as conversas, ideias e decisões. E imagine se você pudesse juntar funcionários, clientes, parceiros através de pesquisas, sondagens e respostas de audiência. Os insights resultantes das análises pormenorizadas do aplicativo para reuniões são a grande mudança no jogo.

Eficiência e Economia de Tempo

Economizar TempoO Planejamento de Reuniões, grandes ou pequenas, é muito trabalho. Não importa o tamanho ou objetivo do evento, quase todas as reuniões têm palestrantes, conteúdo, refeições, participantes, agendas, salas, equipamento audiovisual, e assim por diante. Na verdade, aplicativos não podem fazer tudo, mas imagine se a montagem e fotocópia pudessem ser evitados, se as mudanças na agenda pudessem ser atualizadas automaticamente para que todos possam ver, ou se as enquetes aparecessem diretamente nos tablets ou smartphones. Os aplicativos ajudam a reduzir as atividades manuais demoradas, próprias da gestão de reuniões de todos os tipos.

Comunicação de Participantes

Comunicação ParticipantesA participação não começa quando a reunião se inicia. Imagine enviar uma notificação push, referindo um documento pronto para consultar antes da reunião, já disponível no aplicativo. Imagine poder informar todos os participantes do atraso da reunião em 15 minutos ou de uma mudança do local. E que tal uma enquete para saber como os participantes estão absorvendo as informações que estão sendo apresentadas?

E uma reunião adiada não é uma reunião acabada! E se você pudesse enviar uma notificação de uma pesquisa para ter feedback, ou distribuir notas de reuniões e materiais atualizados? Você disse Email? Sim, mas imagine se cada pedacinho disso estivesse num local centralizado, acessível a todos os participantes, a qualquer hora, em qualquer lugar. Adeus E-mail. Adeus ineficiência e desordem.

Gestão de gastosEconomia

Com as implantações corporativas das plataformas de aplicativos atuais, o aplicativo cria uma experiência de reunião mais barata. A redução de mão de obra e eliminação de papel são as áreas óbvias de controle de custos, mas assegurar a comunicação mais oportuna e o acesso ao conteúdo da reunião bem na hora também ajudam a reduzir os custos menos óbvios das reuniões.

Sustentabilidade

Sustentabilidade em EventosPara quê imprimir? Você já se perguntou quantas árvores tiveram que cair para abastecer a sua organização com todo o papel necessário para suas reuniões e eventos? Não só todo o conteúdo está disponível no aplicativo, como erros de digitação e mudanças vão evitar a destruição de mais árvores. Um upload e todos têm a mais recente e melhor informação, direto em suas mãos! Os participantes até podem fazer anotações diretamente nos documentos ou nas seções de notas dentro do aplicativo, tornando a reunião em uma experiência verde. Sem canetas. Sem papel. Sem problemas.

Experiência de Marca

Todas as reuniões, em todos os lugares, serão com marcas. Uma plataforma de aplicativo corporativo permite que as organizações criem uma experiência consistente e repetível para os utilizadores. E se cada aplicativo para reuniões incluir uma mensagem do CEO, a última mensagem de marketing, ou promessa de marca da empresa? Duas coisas acontecem: consistência e retenção; este é o sonho de cada comerciante.

Realce da Reunião Virtual

Que organização moderna não tem pessoas em movimento? Apesar de haver sempre participantes que não podem participar pessoalmente nas reuniões, o movimento de reuniões virtuais não cresceu quanto se esperava. Com um aplicativo para reuniões, todo mundo é capaz de participar e acessar o conteúdo mais atualizado, independentemente da localização. É uma ótima maneira de conectar pessoas distantes, especialmente para organizações globais.

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